第一章 总 则

第一条 为规范学校办公固定电话（以下简称“办公电话”）管理，保障教学、科研、行政办公等工作通信畅通，提升办公效率，厉行节约、严控经费支出，依据教育部、工信部关于高校后勤与通讯服务管理相关规定，结合我校官渡、光华、西城三个校区办学实际，制定本办法。

第二条 本办法适用于学校所有党政管理部门、教学科研单 位、直属单位的固定电话，涵盖电话装机、使用权限、日常维护、销户拆机等全流程管理。

第三条 办公电话管理遵循“统一规划、统一管理、按需配置、专款专用、违规追责”原则，由学校归口管理部门统筹负责，各使用单位分级落实管理责任。

第四条 办公电话，仅限公务活动使用，严禁公话私用、违规开通增值业务及转借他人使用，杜绝资源浪费与经费不合理支出。

第二章 管理职责

第五条 总务后勤部作为办公电话归口管理部门，代表学校对接通讯运营商，履行以下职责：

（一）制定、修订办公电话管理办法及配套实施细则，统筹官渡、光华、西城三个校区办公电话布局规划、号码资源与线路资源统一调配；

（二）负责办公电话新装、移机、销户、拆机、权限变更（市话/国内长途/国际长途）的受理、审核、审批与全流程备案管理；

（三）代表学校对接通讯运营商，统一办理装机、移机、拆机、权限调整、号码启用与注销等业务，规范办理时限与服务标准；

（四）负责话费账单核对、异常话费核查、费用争议处理，统筹办公电话经费预算编制、执行与管控，配合财务部完成经费结算与报销；

（五）负责监督通讯运营商对办公电话线路、终端设备（电话机）的日常巡检、维护、保养与故障处置，执行报修响应时限要求；

（六）每季度开展办公电话使用合规性监督检查，建立违规台账，依规通报、督促整改并提出处理建议；

（七）定期统计装机数量、话费支出、故障频次、违规情况等数据，形成分析报告，为资源优化与成本控制提供依据；

（八）负责重要时段通信保障，处置突发通信故障，确保关键岗位通讯畅通；

（九）统筹校内对外办公电话号码的收集、审核、发布与动态更新，保障公示号码准确可用；

（十）完成学校交办的其他办公电话管理工作，配合纪检监察部门做好监督与问责衔接。

第六条 财务部负责费用报销审核，依据审批结果及话费结算单拨付经费，监督经费合规使用。

第七条  各二级单位为办公电话使用责任主体，履行以下职责：

（一）指定专人（资产管理员或办公室负责人）为本单位办公电话管理员，负责日常使用管理、故障报修对接；

（二）严格执行本办法规定，规范本单位办公电话使用，杜绝公话私用、违规拨打长途等行为；

第三章 装机配置与权限管理

第八条 办公电话装机范围遵循“按需配置、从严控制、保障公务”原则，具体配置标准如下：

（一）党政职能部门、二级学院正副职领导办公室：每间 1部，开通国内长途权限；

（二）机关各科室、二级学院办公室、教研室、实验中心：每独立办公单元 1 部，默认开通市话权限，确因工作需要可申请开通国内长途；

（三）校内临时机构、挂靠单位：原则上不单独装机，由所在依托单位统筹调配使用；确需装机的，报总务后勤部专项审批；

（四）后勤服务、安保等一线岗位：按工作岗位实际需求，由所属单位申请，总务后勤部分管校领导审核后配置。

第九条  办公电话新装、移机、权限变更办理流程：

（一）申请：使用单位通过 OA 申请，注明申请事由、装机地点、权限需求，经单位负责人签字后，提交总务后勤部审批；

（二）审批：总务后勤部 3 个工作日内完成审核，国际长途权限需报分管校领导审批；

（三）办理：审批通过后，总务后勤部统一对接通讯运营商，5个工作日内完成装机、移机或权限变更；

第十条 严禁任何单位或个人擅自新装、拆移、改装办公电话，或私自接入其他通信设备；违者，责令限期整改，并追究相关单位及责任人责任，由此产生的费用及损失由违规单位承担。

第四章 使用规范

第十一条  办公电话仅限公务通话，主要用于教学科研联络、行政办公沟通、对外业务对接等公务活动，严禁以下行为：

（一）公话私用：拨打私人电话、聊天通话、拨打娱乐热线及各类付费增值服务电话；

（二）违规外借：将办公电话转借校外人员、学生用于私人通话；

（三）滥用长途：非公务需要拨打国内长途、国际长途；

（四）损坏设备：人为摔打、拆卸、改装电话机，或恶意损坏电话线路；

（五）其他违规行为：利用办公电话从事与公务无关的活动。

第十二条 通话礼仪要求：

（一）接听电话及时规范，铃响 3 声内接听，主动表明单位及身份；

（二）公务通话简洁高效，长话短说，严控通话时长，避免闲聊；

（三）爱护电话机及线路，轻拿轻放，保持设备整洁，避免潮湿、暴晒、重压。

第十三条 对外公布的办公电话号码需确保准确、畅通，各单位定期自查对外公示号码（含校园网、办事窗口公示），如需变更及时报总务后勤部更新，保障师生及校外办事联络顺畅。

第五章 费用管理

第十四条 办公电话话费纳入学校年度预算，由财务部与通讯运营商结算，各单位无需单独缴费。

第六章 维护与报修

第十五条 总务后勤部建立三校区办公电话台账与维护档案，对电话机、线路等定期开展巡检，保障通信设备完好。

第十六条 办公电话出现故障（无法接听、无法拨打、杂音、断线等），使用单位管理员及时通过 OA 系统或电话向总务后勤部报修，注明故障地点、电话号码、故障现象；总务后勤部接到报修后，一般故障24 小时内修复，复杂故障48 小时内修复，无法及时修复的需说明原因并明确修复时限。

第十七条  电话机由使用单位负责日常保管，正常损耗由总务后勤部统一更换；人为损坏或丢失的，由使用单位或责任人照价赔偿。

第七章 销户与拆机

第十八条 出现以下情形之一的，使用单位需及时办理销户或拆机手续：

（一）机构撤销、合并、搬迁，不再使用原办公电话；

（二）人员调离、退休，办公电话不再使用；

（三）长期闲置（超过 3 个月未使用）的办公电话；

（四）其他不再需要使用办公电话的情形。

第十九条 销户/拆机流程：使用单位通过 OA 申请，注明销户/拆机事由，经单位负责人签字后，提交总务后勤部审批；审批通过后，总务后勤部对接通讯运营商及总务后勤部办理拆机、销户手续，注销号码并更新电话机台账。

第二十条 未按规定办理销户/拆机手续，产生的话费及相关费用由原使用单位承担。

第八章 监督与追责

第二十一条 总务后勤部定期（每季度）对各单位办公电话使用情况进行监督检查。

第二十二条 对违反本办法规定的单位或个人，视情节轻重采取以下追责措施：

（一）轻微违规： 口头警告，责令限期整改；

（二）一般违规：全校通报批评；

（三）严重违规：对单位负责人及相关责任人进行问责，取消当年评优资格。

第二十三条 学校纪检监察部门对办公电话管理工作进行全程监督，受理违规举报，依规查处违纪行为。

第九章 附则

第二十四条 本办法未尽事宜，参照国家及广东省通讯管理相关法律法规、教育部高校后勤管理相关规定执行。

第二十五条 本办法由学校总务后勤部负责解释。

第二十六条  本办法自发布之日起施行，有效期为2026年5月20日至2028年5月19日。